Van toepassing verklaren van algemene voorwaarden, desnoods met terugwerkende kracht

Hoewel mijn ervaring in de praktijk soms anders is, weten de meeste bedrijven dat ze vóór of bij het sluiten van een overeenkomst hun algemene voorwaarden van toepassing moeten verklaren én een exemplaar van die voorwaarden aan hun contractspartij moeten verstrekken. In de uitspraak van het Hof Arnhem-Leeuwarden van 3 maart 2015 (ECLI:NL:GHARL:2015:1523) was (vermoedelijk) eerst niet aan die vereisten voldaan, maar is dit hersteld door de algemene voorwaarden alsnog van toepassing te verklaren op de overeenkomst. (En dat was maar goed ook.)

Door het gebruik van algemene voorwaarden kun je op een makkelijke manier ‘standaard’ voorwaarden over bijvoorbeeld aflevering, garantie en (beperking van) aansprakelijkheid met je contractspartij afspreken. Het bespreken van die voorwaarden is niet nodig; vermelden dat (jouw) algemene voorwaarden van toepassing zijn én die voorwaarden aan je contractspartij verstrekken is voldoende. Toch gaat het hier nog vaak mis.

In deze procedure heeft een tandartspraktijk het verzorgen van de salarisadministratie uitbesteed aan een accountantskantoor. Het accountantskantoor past zonder overleg of toelichting een voor de tandartspraktijk ongunstige fiscale regeling toe en schiet daardoor – ook naar het oordeel van het hof – tekort in de nakoming van de overeenkomst en is (in principe) aansprakelijk voor de schade. Maar daarmee is de kous niet af. Het accountantskantoor heeft namelijk aangevoerd dat zij niet aansprakelijk is, omdat de tandartspraktijk niet heeft voldaan aan de in de toepasselijke algemene voorwaarden opgenomen verplichting een tekortkoming binnen 30 dagen na ontdekking te melden.

Voor juristen is het bekende kost: bij het hanteren van algemene voorwaarden zijn toepasselijkheid en vernietigbaarheid twee belangrijke én afzonderlijke vereisten. Voor toepasselijkheid is vermelding dát algemene voorwaarden van toepassing zijn voldoende en om (achteraf) vernietiging te voorkomen moet een exemplaar van de voorwaarden voor of bij het sluiten van de overeenkomst worden verstrekt.

Het hof heeft voor de discussie over de offertebrief die het accountantskantoor vóór aanvang van zijn werkzaamheden aan de tandartspraktijk heeft gestuurd geen oog. Het hof kijkt naar de opdrachtbevestiging die het accountantskantoor ruim twee maanden ná aanvang van de werkzaamheden heeft gestuurd. In deze opdrachtbevestiging heeft het accountantskantoor expliciet vermeld welke werkzaamheden het zal verzorgen. En dat waren (ook) de werkzaamheden die het accountantskantoor al gedurende die ruim twee maanden had verricht. Daarnaast stond in de opdrachtbevestiging dat er algemene voorwaarden van toepassing waren en was een exemplaar meegestuurd. De tandartspraktijk heeft deze opdrachtbevestiging ondertekend teruggestuurd. Het hof is van oordeel dat de tandartspraktijk hierdoor heeft ingestemd met de algemene voorwaarden, (mede) omdat deze aanvaarding zich gezien de bewoordingen uitstrekt over de gehele opdracht.

“Partijen kunnen door middel van een nadere overeenkomst zelfs met terugwerkende kracht alsnog de toepasselijkheid van algemene voorwaarden op een overeenkomst overeenkomen, mits de algemene voorwaarden voor het sluiten van de nadere overeenkomst aan de wederpartij van de gebruiker van de algemene voorwaarden ter hand zijn gesteld.”

In de algemene voorwaarden is een beding opgenomen op grond waarvan binnen 30 dagen na ontdekking een (vermoedelijke) tekortkoming kenbaar moet worden gemaakt. Dit beding is – en zo wordt het ook door het hof opgevat – een nadere invulling van de in artikel 6:89 BW opgenomen klachtplicht. Het ongedefinieerde ‘bekwame tijd’ uit het artikel is hiermee gefixeerd op 30 dagen. Het hof is van oordeel dat de tandartspraktijk de stelling dat dit beding in dit geval onredelijk bezwarend is niet voldoende heeft onderbouwd. Ook acht het hof de termijn van 30 dagen niet onaanvaardbaar kort, omdat het gaat om een maandelijks terugkerende handeling (de salarisadministratie werd maandelijks verwerkt en de tandartspraktijk ontving maandelijks overzichten van de wijze waarop die was verwerkt).

Deze uitspraak toont in mijn ogen weer eens aan dat het opnemen van een beperking van aansprakelijkheid in algemene voorwaarden nuttig kan zijn. Dat die beperking hier wordt bereikt door het fixeren van de reclametermijn is een manier die voor de gebruiker van de algemene voorwaarden het voordeel heeft dat de beperking minder opvalt dan een passage als “x is niet aansprakelijk, tenzij…”. (Hier moeten partijen die algemene voorwaarden krijgen ‘voorgeschoteld’ dan ook goed op letten.) Ook bevestigt de zaak dat het belangrijk is algemene voorwaarden op een juiste wijze te hanteren. En mocht het van toepassing verklaren én verstrekken een keer niet helemaal goed zijn verlopen: herstel is mogelijk.